Manual de SST para contratistas

INTRODUCCIÓN

En este manual, Colecciones Exclusivas de Textiles SAS establece los requisitos mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo que deben cumplir los Contratistas y sus Subcontratistas. Estas especificaciones forman parte integral del contrato que ejecuta el Contratista, pero no reemplazan las obligaciones de Ley que sean aplicables, ni las especificaciones contenidas en la invitación a proponer, el contrato y/o la respectiva orden de trabajo.

OBJETIVO

Disponer de un ordenamiento interno, que permita mejorar el control del ingreso, la permanencia y las condiciones en las que se realizan trabajos por parte de contratistas y subcontratistas en las instalaciones de la empresa garantizando su seguridad, así como la de los colaboradores proveedores y visitantes, minimizando su exposición a peligros y reduciendo el riesgo de accidentes.

ALCANCE

Este Manual aplica al personal contratista y subcontratistas que realice la prestación de un servicio o cualquier trabajo de montaje o mantenimiento al interior de COLETEX. Las disposiciones aquí establecidas, son de obligatorio cumplimiento por parte de los contratistas y subcontratistas, en la actividad contractual.

1.DEFINICIONES

Accidente de trabajo: es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del servicio contratado o prestado, y que produzca en la persona una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
Acto o comportamiento inseguro: se refiere a todas las acciones humanas que pueden causar una situación insegura o incidente, con consecuencias para la persona que realiza la actividad, la producción, el medio ambiente y terceras personas. También el comportamiento inseguro incluye la falta de acciones para informar o corregir condiciones inseguras.
Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente, por ejemplo puede involucrar una descarga, una emisión, consumo o reutilización de un material o ruido.
Clase de riesgo: codificación definida por el ministerio de protección social mediante decreto 1295 de 1994, para clasificar a las empresas de acuerdo con la actividad económica a la que se dedica. Existen cinco clases de riesgo, así:

Clase i - riesgo mínimo.
Clase ii - riesgo bajo.
Clase iii - riesgo medio.
Clase iv - riesgo alto.
Clase v - riesgo máximo.

Contratista: es la persona natural o jurídica que mediante un acuerdo de voluntades se obliga para con la empresa a dar, hacer o no hacer una actividad a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.
Contratistas ocasionales: es aquel que es contratado para prestar un servicio específico en un tiempo determinado o con una duración incluso de horas, sin una frecuencia definida y se da a una solicitud de la demanda de manera interrumpida. Son servicios donde su ejecución no podrá ser mayor a un mes continuo.
Contratistas recurrentes: son aquellos que realizan una actividad programada y de manera continua.
Contrato: acuerdo de 2 o más voluntades, dirigido a crear una obligación de dar o hacer.
Elemento de protección personal (epp): es el dispositivo diseñado para evitar que las personas que están expuestas a un peligro en particular entren en contacto directo con él.
Enfermedad laboral: es todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia directa de la clase de actividades que desempeña el trabajador o del medio donde se realiza. (ajustada decreto 1295 de 1994).
Factor de riesgo: es toda condición generada en la realización de una actividad que puede afectar la salud de las personas.
Higiene industrial: comprende el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y control de los agentes y factores del ambiente que puedan afectar la salud de las personas en el desarrollo de una actividad.
Identificación de peligros: es el proceso para obtener información sobre los peligros en los sitios en donde se realizará la actividad. Permite la localización y evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a que están sometidos los contratistas y subcontratistas. (ajustado definición panorama de factores de riesgo - resolución 1016 de 1989).
Incidente: es el suceso acaecido en el curso de una actividad o en relación con esta, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.
Norma: regulación o estipulación previa de conductas o hechos.
Peligro: es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. (ntcohsas 18001).
Prevención de riesgos: son las acciones tendientes a disminuir las posibilidades de ocurrencia de un riesgo a partir de la preservación de la salud de las personas. (ajustado decreto 1295 de 1994 ahora ley 1562 de 2012).
Proveedor: empresa o persona que surte a otras empresas con bienes o servicios necesarios para el desarrollo de la actividad.
Requisitos: condición o circunstancia necesaria para desempeñar una labor.
Riesgo: según el decreto 1443 del 2014 se define como riesgo la combinación de la probabilidad de que ocurra una o mas exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causado por estos.
Residuo o desecho: es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula. (decreto 4741 de 2005).
Seguridad industrial: comprende el conjunto de actividades destinadas a la prevención, identificación y control de las causas de los accidentes en los lugares de trabajo. (decreto 614 de 1984).
Subcontratista: para efectos de este documento, es cualquier persona natural o jurídica que realiza actividades en coletex a través de una relación contractual con otra persona natural o jurídica, que haya celebrado un contrato u orden contractual con colecciones exclusivas de textiles sas.
Supervisor: para efectos de este documento, es el departamento o funcionario de coletex encargado de realizar la verificación de la ejecución del contrato u orden.

ABREVIATURAS

AFP:Administradora de Fondos de Pensiones.
ARL:Administradora de Riesgos Laborales.
ATEL:Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral.
EPS:Entidad Promotora de Salud.

2. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

A través de la implementación y mejoramiento continuo del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo COLECCIONES EXCLUSIVAS DE TEXTILES S.A.S establece el compromiso de tomar acciones que permitan promover y proteger la salud de todos sus trabajadores, procurando su integridad física y mental, por medio de identificación y establecimiento de controles para cada uno de los riesgos que puedan generar accidentes y enfermedades de origen laboral, preparar al personal ante la presencia de un evento (plan de emergencias), cumpliendo con la normatividad legal vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

Todos los empleados, temporales y contratistas tendrán la responsabilidad de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias sobre la salud. COLECCIONES EXCLUSIVAS DE TEXTILES S.A.S destinará todos los recursos necesarios para la comunicación y mantenimientos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

COLECCIONES EXCLUSIVAS DE TEXTILES S.A.S se compromete a promover un ambiente de trabajo sano y seguro orientado a promover una cultura de no consumo de alcohol y sustancias psicoactivas con el propósito de evitar sus efectos adversos en la salud integral, en el desempeño y en la productividad de las personas.

COLECCIONES EXCLUSIVAS DE TEXTILES S.A.S se compromete a: desarrollar actividades que buscan la prevención de accidentes de tránsito, formando a todos los empleados en hábitos, comportamientos y conductas seguras en la vía que permita disminuir las tasas de accidentalidad en la ciudad y que dé como resultado el cumplimiento de la normatividad vigente a través de un mejoramiento continuo.

Fecha revisión: 21 de noviembre 2020

3. RESPONSABLES

3.1 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Informar al área de SST sobre el servicio o labor requerida (especificaciones de la tarea, duración, horarios especiales si se requieren), para que ella evalúe requerimientos de seguridad de acuerdo al tipo de actividad objeto del contrato.
Efectuar proceso de seleccion y contratacion de proveedor o contratista de acuerdo los requerimientos y estandares de seguridad definidos.
Informar al contratista o proveedor de los requerimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos por la empresa como requisito para la contratación del servicio o labor.
Informar al área solicitante, una vez contratado el servicio o labor, sobre el día de inicio del contrato.

3.2 AREA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Evaluar requerimientos de seguridad definidos de acuerdo al tipo de actividad objeto del contrato.
Recolectar la documentación solicitada como requisito para la contratación y efectuar su verificación.
Coordinar con el contratista la asistencia a la inducción, cuando se requiera de forma presencial.
Efectuar la Inducción a contratistas y proveedores.
Verificar la vigencia de la seguridad social de los contratistas y subcontratistas.
Verificar la identificación de riesgos efectuada por el contratistas antes de iniciar las labores.
Verificar que los contratistas porten los EPP requeridos segun la labor a desempeñar.
Diligenciar la matriz de contratistas y hacer seguimiento a su desempeño durante la ejecucion del contrato, velando porque el contratista cumpla en todo momento con las obligaciones del contrato frente a los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Revisar los permisos de trabajo presentados por el contratrista y aprobar el inicio de labores si todo se encuentra en orden.
Efectuar la evaluación del proveedor o contratista una vez termine el contrato.

3.3 RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE VIGILANCIA

Supervisar el ingreso y salida del personal de las diferentes transportadoras e informar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo para que verifique la cobertura de la seguridad social. En el caso de contratistas, confirma ingreso con el area o persona para la cual éste se dirige.
Informar a los visitantes y contratistas del cumplimiento de las normas generales de seguridad y procedimientos en caso de emergencias a través del cartel informativo de seguridad.
Hacer que los visitantes y contratistas diligencien y firmen el formato de control de acceso de visitantes, proveedores y contratistas CLTX-SF-FR-14 en cual incluye la siguiente leyenda en su parte inferior:
“Declaro que tambien conozco la política de seguridad y salud en el trabajo publicada al ingreso de las instalaciones de Coletex y he sido informado sobre los lineamientos de seguridad que debo tener en cuenta mientras me encuentre dentro de ellas.
Informar oportunamente al área de SST cualquier situación de riesgo visto durante el ingreso de los contratistas o en la ejecución del trabajo.

3.4. RESPONSABILIDADES AUXILIAR DE RECEPCIÓN

Verificar la identidad de proveedores o contratistas y verificar con SST la cobertura de su seguridad social.
Informar a los visitantes y contratistas del cumplimiento de las normas generales de seguridad y procedimientos en caso de emergencias, a través del cartel informativo de seguridad
Verificar que los visitantes diligencien el Formato registro de visitantes CLTX- HD-FR-03

3.5. CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Entregar la documentación que sea solicitada por Coletex en el momento del ingreso (Seguridad Social)
Portar siempre y en un lugar visible el carnet que lo acredita como visitante, suministrado al ingreso de las instalaciones.
Cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 1072 del 2015 y demás normas establecidas en el país en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Ejecutar las actividades de forma responsable, procurando el cuidado integral de su salud y cumpliendo las normas, reglamentos e instrucciones impartidas por Coletex para garantizar la seguridad dentro de sus instalaciones.
Garantizar la ejecucion de las tareas contratadas con personal idoneo, con la capacitacion y entrenamiento minimo requerido según la actividad a desempeñar
Retirar de las instalaciones a sus empleados que no cumplan con la normatividad en SST o cuando esten bajo la influencia de alcohol o sustacias alucinogenas.
Garantizar durante el desarrollo de la labor, el orden y aseo del sitio de trabajo, al igual que la señalización y demarcación de seguridad respectiva, si aplica en la tarea
Reportar cualquier incidente, accidente o emergencia que presencie o tenga a su jefe inmediato y al resposable de seguridad y salud en el trabajo de Coletex.
Acatar las recomendaciones de la Brigada de Emergencia o personal de la empresa en caso de presentarse una emergencia.
Participar de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo a las que sea convocado por por la empresa.

4 REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

Desde el punto de vista de Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe hacer un proceso de seleccion que permita conocer que la empresa a contratar cuenta con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST (Art. 2.2.4.6.4, Dec. 1072 de 2015). Para ello, Coletex deberá solicitar los siguientes documentos:

Certificación de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, firmado por el Representante Legal y el Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa
Autoevaluación de los Estándares Mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo la Resolución 312 de 2019, certificada por la ARL a la que esta afiliada la empresa, con un porcentaje superior a 80% de cumplimiento.
Para empresas de transporte, aval del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) de la Superintendencia de Puertos y Transportes o secretaria de movilidad del municipio donde se encuentra radicada la empresas.

Esta documentación será debidamente revisado por el área de SST y una vez verificada deberá emitir su visto bueno para proseguir con el proceso de contratación.

5. REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN

Una vez seleccionado el proveedor, se le pedirá como requisito para la contratación, los siguientes documentos:

Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo firmada por el Representante Legal.
Acta de designacion del responsable de SST, con copia de la Licencia de Salud Ocupacional vigente.
Matriz de identificacion, evaluacion y valoracion de riesgos para las actividades objeto del contrato.
Relacion de los perfiles del cargo del personal responsable de la ejecucion del contrato
Plan de capacitaciones en SST de la empresa
Matriz de Elementos de Protección requeridos para las actividades objeto del contrato
Estándar de seguridad para la actividad a realizar

Esta documentación será debidamente revisada por el área de SST y una vez verificada deberá emitir su visto bueno para proseguir con el proceso de contratación.

6. REQUISITOS PARA INGRESO DEL CONTRATISTA E INICIO DE ACTIVIDADES

Al momento de iniciar las actividades objeto del contrato, deberá verificarse el cumplimiento de las siguientes actividades:

6.1. INDUCCIÓN

Todo contratista debera recibir induccion en SST antes de iniciar sus actividades, esta induccion estara a cargo del area de SST quien evaluará la actividad al final, con el fin de dejar constancia de la misma.

Inducción Virtual: Se propone una inducción virtual para proveedores en prestación de servicios como asesores, consultores y demás personal de tipo administrativo que tengan que asistir de forma ocasional a la empresa.
Inducción presencial: se propone inducción presencial para contratistas de mantenimiento y actividades operativas que impliquen mayores riesgos en su ejecución.

6.2. ANÁLISIS DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO (ATS)

Cuando la actividad a ejecutar es de tipo operativo (mantenimientos, adecuaciones, instalaciones, entre otros) el contratista debera elaborar un ATS del trabajo a realizar con el fin de identificar los riesgos inherentes a la actividad y definir los controles necesarios para evitar cualquier tipo de incidente.

El Contratista debe demostrar, durante la ejecución del contrato u orden, que ha implementado las medidas de control de riesgos y que evalúa su eficacia. Esta información puede ser solicitada en cualquier momento por el área de SST.

6.3. IDONIDAD DEL PERSONAL

Los Contratistas deben garantizar la idoneidad y experiencia de los trabajadores, de acuerdo con la actividad a ejecutar en las instalaciones de Coletex. Por esta razon SST podrá solicitar los certificados de capacitacion que considere necesarios según la actividad contratada.

6.4. SEGURIDAD SOCIAL

Los Contratistas deben garantizar la afiliación y cotización al Sistema de Seguridad Social (EPS, ARL, AFP) de todos los trabajadores y Subcontratistas que estarán en las instalaciones de Coletex. La planilla de liquidacion será solicitada al iniciar los trabajo y se solicitará cuando haya cambio de personal o inicie un nuevo período de cotización.

6.5. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL (EPP)

Los Contratistas deberán suministrar a sus trabajadores, los elementos de protección personal requeridos para la actividad a ejecutar, los cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas exigidas por la normatividad vigente.

6.6. PERMISOS DE TRABAJO

El contratista deberá comunicar previamente al área de SST, si va a desarrollar una labor que implique tarea de alto riesgo, el Coordinador de tareas de alto riesgo o el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa contratista, deberá diligenciar en su propio formato, el permiso de tareas de alto riesgo, el cual será verificado por personal de SST de Coletex al inicio de la tarea y durante la ejecución de la misma.

6.7. ESTANDARES DE SEGURIDAD

Es responsabilidad del Contratista garantizar las condiciones de seguridad de su personal, así como de los equipos propios o de Coletex, para esto deberá disponer de procedimientos estandarizados para las actividades de alto riesgo y garantizar mecanismos de verificación.

6.8. NORMAS DE SEGURIDAD

Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá cumplir con las normas de Seguridad establecidas por Coletex y dadas a conocer durante la induccion.

Coletex podrá suspender la ejecución del contrato u orden, si el contratista y la actividad desarrollada no se ajustan a las normas de seguridad establecidas o a los estándares establecidos por las normas técnicas o a la normatividad legal. En este caso, el área de Seguridad y Salud en el Trabajo se comunica con el contratista, con el fin de tomar las medidas correctivas que permitan dar continuidad a la ejecución del contrato.

En caso de que los compromisos de mejora acordados no sean cumplidos, Coletex solicitará la resolución del contrato.

7. NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD

Todos los contratistas, mientras adelanten actividades dentro de las instalaciones de Coletex, deben:

Mantener los documentos que garanticen sus pagos de la seguridad social: ARL, EPS y AFP y facilitarlos en el momento que se requieran.
Portar el carné que Coletex le entregue como visitante autorizado.
Respetar todas las normas establecidas por Coletex en lo relacionado con protocolos de bioseguridad, autorizaciones de ingreso, control de entradas y salidas y las que la empresa exija.
Aplicar las normas y procedimientos de trabajo seguro establecidos por Coletex y que fue dado a conocer en la induccion recibida.
Conocer los procedimientos en casos de emergencia existentes en el lugar de trabajo y obedecer cualquier orden de evacuación que se dé en el área de trabajo.
Reportar al área de SST cualquier peligro o condición insegura detectada durante su labor.
Reportar cualquier novedad que se presente con su personal como falta de asistencia o reemplazo.
Usar ropa adecuada y los elementos de protección personal requeridos y específicos para las actividades a desarrollar en las instalaciones de Coletex.
Usar máquinas, equipos y herramientas apropiadas para ejecutar el trabajo, garantizando que se encuentren en condiciones óptimas.
Realizar reuniones sobre Seguridad y Salud en el Trabajo programadas regularmente y tener los registros con los temas de dichas reuniones
Reportar a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL) la ocurrencia de cualquier accidente laboral de uno de sus trabajadores y efectuar la investigacion corresponsdiente conforme a la Resolución 1401 de 2007.
Informar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de Coletex sobre el evento, para adelantar el procedimiento interno de su investigación y las medidas de intervención requeridas.

PROHIBICIONES

Está prohibido el consumo y venta de alcohol, sustancias psicoactivas y tabaco al interior de las instalaciones de Coletex, así como presentarse a laborar en estado de embriguez o bajo efecto de sustancias psicoactivas.
Consumir alimentos en las áreas de trabajo. El consumo de alimentos deberá hacerse en el tiempo y lugar establecido para ello.
Usar instalaciones eléctricas improvisadas.
Mover cables de tomas y puntos de red sin avisar al área competente
Quitar o anular dispositivos de seguridad establecidos por Coletex; en caso de ser estrictamente necesario, debe ser consultado previamente con el área encargada.

Manual de SST para contratistas

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